Sygnaliści w Smartt Re

Podstawa prawna

Działając w oparciu o Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz implementującą ją do prawa polskiego Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa) w Smartt RE sp. z o.o. opracowano i wdrożono:

Procedurę Zgłaszania Nadużyć i Ochrony Sygnalistów

Procedura zgłaszania nadużyć i ochrony sygnalistów

Niniejsza Procedura jest częścią kultury organizacyjnej Spółki oraz jednym z instrumentów dochowania należytej staranności w zarządzaniu ryzykiem braku zgodności.

Procedura określa:

które zgłoszenie naruszenia prawa są objęte regulacjami z ustawy, a które będą procedowane na podstawie innych przepisów,
kto i kiedy zostaje Sygnalistą,
jakie zdarzenia (nieprawidłowości) winny być zgłaszane,
do kogo można kierować stosowne zgłoszenia,
środki ochrony osób, które zgłaszają nieprawidłowości,
zasady ochrony danych osobowych Sygnalistów i osób występujących w postępowaniu.

Cel Procedury

Celem dokumentu jest:

ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania Działań następczych, w tym zgodnie z Ustawą;
przyjęcie przejrzystych zasad dotyczących Zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa;
rozpoznawania tych zgłoszeń;
objęcia ochroną osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa;
zwiększenie poziomu etyczności oraz skutecznego zapobiegania występowania nieprawidłowości w obszarach wskazanych w niniejszym dokumencie.

Zakres zgłoszeń

Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Organizacji.

Naruszeniem prawa jest, zgodnie z Ustawą, działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zakresu wskazanego w art. 3 ust. 1 Ustawy, tj.:

korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Zgłoszenia, które obejmują inny zakres niż wskazany powyżej, są procedowane zgodnie z Procedurą na podstawie innych przepisów, w tym ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Dedykowane kanały komunikacji

Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane:

na adres korespondencyjny Organizacji (Smartt RE sp. z o.o. ul. F. Klimczaka 1, 02-797 Warszawa), z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia prawa”,
na dedykowany adres e-mail: naruszenia@smartt.pl
ustnie – telefonicznie pod dedykowanym numerem telefonu +48 795 457 292,
ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego poza siedzibą Organizacji lub w siedzibie Organizacji, jeśli możliwe będzie zapewnienie poufności takiego spotkania, w terminie do 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę Zgłoszenia wewnętrznego.

Wybór kanału dokonania Zgłoszenia wewnętrznego naruszenia prawa należy do osoby zgłaszającej takie naruszenie, a żadna osoba działająca w imieniu lub na rzecz Spółki nie może wpływać pośrednio lub bezpośrednio na podjęcie tej decyzji. Za wpływanie na podjęcie decyzji nie będzie uznane udzielenie informacji na temat możliwych kanałów zgłaszania ani wyjaśnienie reguł określonych w niniejszym dokumencie lub powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

Warto wiedzieć

Sygnaliści – One Pager

Zgłoszenie wewnętrzne obejmuje Informację o naruszeniu prawa, tj. może nastąpić na skutek wiedzy o naruszeniu prawa lub uzasadnionego podejrzenia i może dotyczyć tak zaistniałego naruszenia prawa, jak i potencjalnego, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie albo obejmować informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Zgłoszenie wewnętrzne ustne zostanie udokumentowane w formie protokołu rozmowy odtwarzającego jej dokładny przebieg.

W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego Zgłoszenia wewnętrznego, Osoba zgłaszająca naruszenie prawa może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie.

Organizacja nie przyjmuje anonimowych Zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa na podstawie ustawy i innych regulacji i ustaw.